Die Dokumentablage dient dazu Dokumente einer Buchung oder einem Ladungsträger/Tauschpartner zu hinterlegen. Dies können für Buchungen Beispielsweise eingescannte Unterschriebene Tauschbelege sein, bei Ladungsträgern technische Daten oder genaue spezifikationen. Bei Tauschpartnern könnte man Saldenabgleiche hinterlegen.

Jedwede Arten von Dateien werden unterstützt (z.B. PDF, JPG, TIFF, TXT). Die Dokumentablage legt an einem zuvor definiertem Ordner  drei Kategorieordner an:

• lt = Ladungsträger
• tp = Tauschpartner
• transaction = Buchungen

Unter den jeweiligen Kategorieordnern wird anhand der Datenbank internen Schlüsselnummer ein Ordner angelegt. Dort werden die zugehörigen Dateien abgelegt.

Die Dokumentablage wird geöffnet indem ein Tauschpartner/Ladungsträger oder eine Buchung im Datengrid mit der rechten Maustaste angeklickt wird. In dem Kontextmenü den Eintrag  "Dokumentablage" wählen.

In die Dokumentablage können Dateien per Drag&Drop hinzugefügt werden.

Ein Doppelklick auf das Dokument öffnet dieses mit dem entspr. verknüpftem Programm.

Automatische sortierung:
Es besteht auch die möglichkeit Eingescannte Dokumente automatisch in die Dokumentablage zu sortieren:
Dazu muss der entsprechende Beleg einen passende QR-Code enthalten.

• Auf dem Tauschbeleg wird der QR-Code automatisch ausgedruckt.
• Fremdbelege können wie folgt gekennzeichnet werden:
  • Fremdbeleg in Drucker einlegen
  • Dokumentablage des Vorganges öffnen (z.B. die passende Buchung)
  • Betätigen der Schaltfläche  "Dokument mit QR-Code Kennzeichnen"
  • Position des QR-Codes auf dem Fremdbeleg wählen
  • Der passende QR-Code wird auf den Fremdbeleg gedruckt

Ist der Beleg mit einem passenden QR-Code gekennzeichnet kann dieser eingescannt werden.
Öffnen Sie in der Menüleiste der Hauptmaske  "Extras" und dann  "Automatisches sortieren".
In dem Bereich "Dokumente für Dokumentablage" können die Eingescannten Belege per Drag&Drop abgelegt werden. Alternativ kann die Schaltfläche  "Dokumente hinzufügen" genutzt werden.
Die Schaltfläche  "Start/Stop automatische Sortierung" startet den sortiervorgang:

• Alle Dokumente In dem Bereich "Dokumente für Dokumentablage werden auf QR-Codes durchsucht
• Wird ein Beleg mit QR-Code gefunden, welcher einem Vorgang in der Datenbank entspricht, wird dieser Beleg in die Dokumentablage verschoben

Um PDF-Dokumente verarbeiten zu können muss das Programm Ghostview Installiert sein!
Ghostscript dient dazu PDF-Dokumente in eine Bilddatei umzuwandeln (rastern). Die QR-Code erkennung funktioniert nämlich nur mit gerasterten Bildern!
Ghostscript kann im Internet unter dieser Adresse bezogen werden: http://ghostscript.com/download/gsdnld.html
Die Version mit AGPL-Lizenz ist kostenfrei :-)